Ligebehandling i udbudsforretningen

”Der skal sikres ligebehandling i alle udbudsforretninger”.

Derfor skal man:
• Give samme information til alle
• Informere alle sagens parter på samme tidspunkt
• Elektroniske udbud, hvor det er muligt
• E-styre hele udbudsprocessen og tilbudsgivning
• Leve op til udbudsmaterialets fulde ordlyd
• Gør det du siger
• Afgiv altid troværdige og ærlige oplysninger
• Skriv kun fakta
• Efterspørg produkter, neutralt
• Favoriser ikke enkelte leverandører
• Stil kun rimelige og relevante krav
• Spørg kun om det materiale, der er relevant og har betydning for valg af leverandør
• Give summarisk afslag
• Saglig og summarisk begrundelse i henhold til kontroldirektivets intentioner

Konstruktiv adfærd i samarbejdet

Lytte og gøre bedre - Vi kan ikke vide men kun spørge til, hvad den anden part ønsker.
Enhver leverandør eller indkøber har krav på at blive anerkendt som ligeværdig partner og vi vil møde hinanden med tillid og åbenhed

Derfor:
• Spørg udbyder inden du klager
• Udbyder / leverandøren forventer, at du har været i dialog med modparten inden du viderebringer en sag til en klageinstans
• Anvend så vidt muligt anbefalede kravspecifikationer
• Undersøg om der findes relevante kravspecifikationer
• Spørg gerne kollega eller leverandør om konstruktiv hjælp i forbindelse med kravspecifikationerne.

Respekt for den enkeltes integritet

”Begge parter har et ansvar for udbudets succes, og vi behandler andre, som vi selv vil behandles”

Vi er opmærksomme på, at vi alle er en del af et meningsfuldt samarbejde samtidig med, at vi respekterer den enkelte virksomhed som et ”selvstændigt individ” med egne ønsker og behov.

Planlæg i størst muligt omfang dine udbudsforretninger med respekt for ferieperioder i såvel udbudsforretninger som stand still perioder

Rettidig omhu
• Stil spørgsmål og svar så tidligt som muligt i udbudsfasen og senest 14 dage før tilbudsfrist
• Forbedre tilbudsgivernes muligheder for at levere det optimale tilbud
Arrangere relevante spørgemøder ved udbudsrunder
• Giv alle mulighed for at stille de nødvendige spørgsmål
Aftal altid møder med disponenter
Respekt for samhandelsregler
• Lev op til indgåede aftaler
• Respekter de igangværende aftaler

Gennemsigtighed i processen

”Vi vil skabe de bedste betingelser for alle i markedet.”

Vi tør tage ansvar og vi tør inddrage hinanden i arbejdet på at skabe de bedste betingelser for gennemsigtighed i udbudsforretningen.

Derfor er målet:
Åbenhed i udvælgelse og tildeling
Transparent udbudsproces
• Beskriv hele forløbet i udbudsmaterialet - også evaluering og tildeling
Fælles evaluering på udbudsprocessen
• Gennemgå processen med tilbudsgiverne
• For at optimere informationen i udbudsprocessen bør der tilbydes evalueringsmøde for de bydende leverandører
Stil spørgsmål ved uklarheder i udbudsmaterialet
• Usikkerheder skal afklares ved at stille spørgsmål af alle slags
• Åbenlyse fejl i udbudsmaterialet bør påpeges af tilbudsgiver inden tilbudsfrist

Huskeliste som bilag
• Huskelisten skal være en del af udbudsmaterialet
Klare og præcise udbudsmaterialer
• Gør udbudsmaterialet så enkelt som muligt
• Udbyder bør kvalitetssikre udbudsmateriale inden udsendelse

Videndeling mellem parterne

”Vi vil skabe de bedste betingelser for viden deling”

Vi tør tage ansvar og vi tør inddrage hinanden i arbejdet med at skabe de bedste betingelser for viden deling.

Derfor er målet:
Faglig udvikling
• Bidrage med og lytte til ny viden og udvikling og brug det
Gensidig opdatering
• Sikre træning og uddannelse af relevante medarbejdere
Gensidig introduktion af nye medarbejdere
• Præsentere nye relevante medarbejdere for samhandelsparterne
Produkt – og konceptudvikling
• Dele tanker og ideer med hinanden og sikre, at behovene opfyldes